『会社では教えてもらえない 仕事が早い人の手帳・メモの基本
『会社では教えてもらえない 仕事が早い人の手帳・メモの基本』
著者：伊庭 正康
著者はリクルート社においてプレイヤー部門とマネージャー部門の両部門で年間全国トップ表彰4回、累計40回以上の社内表彰を受けた。営業部長、フロムエーキャリアの代表取締役を歴任。その後研修会社らしさラボを設立。リーディングカンパニーを中心し年間200回を超えるセッションを行っている。
①はじめに
② 仕事に追われる毎日を手帳が変えてくれる
③ まず抑えたい手帳の基本
④ 手帳1冊でどんなにたくさんの仕事も余裕で回せる
⑤ 手帳を200％使いこなして、デキる人になる！
⑥ 手帳をメモ用ノートしても使い倒す
①はじめに
仕事を早くするためには予定の立て方が大事である。要約すると手帳の正しい使い方である。と筆者は言う。筆者はもともと残業まみれの生活でいつも最後まで残るタイプの人間だったと言う。しかしすけーじゅーリングのセオリーを知るだけで１９時には確実に帰れる人間になったという。さらに生産性も向上し売り上げも向上したとか、そんなノウハウを紹介していく。
②仕事に追われる毎日を手帳が変えてくれる。
・休日も仕事のことで頭がすっきりしない。こんな経験はないですか。
これは手帳に記載することで改善されます。ちょっとしたことでも記憶に辿るから休日も頭から仕事のことが離れません。ドイツの心理学者エビングハウス博士は「人間、１日たてば1/4しか覚えていない」と言います。さらに記憶をとどめておく方法があると言います。それは「何度も反復すること」つまり記憶に辿るということは自然と脳の中で何度も繰り替えし思い出す作業をせざるを得ないわけです。こうなると休日も頭がすっきりしないのでどんなことでも手帳に書きだすとすっきりするよと言う。
・時間を作る。
細かく予定を書きだすと案外スキマ時間はあります。
手帳に先々までのスケジュールを細かく記載してください→どこにスキマ時間があるかを確認し大事な予定をロックする。これだけで余裕時間は生まれる。いまっまではその余裕時間に気づかずに次から次にやってくる「作業の処理」というピースで自分の予定を埋めてしまっていたのではないでしょうか。忙しくてできないはなくなります。
・デジタルの時代にあえて紙
共有する必要があるならデジタル、ないならアナログ
デジタルで細かいスケジュールを管理しにくくない？ならデジタルでいこうと、、、まあここは好みでいいんじゃないでしょうか。筆者もおすすめ程度でとどめています。
・カレンダー管理は仕事が遅い
マンスリーではなくウィークリーで管理しようとのこと。
1日の予定が3件以上あるならウィークリーで管理しよう。マンスリーでキチキチに管理するとこれ以上無理と思ってしまい新しいことに挑戦しなくなりませんか？
・スケジュールで一番に決めるのは退社時間
短時間で成果を出すひとは常に終わりから逆算している。
退社時間を決め手帳にズバッと線を引く。そうすることで作業の無駄や効率を意識するようになり、作業時間に対する見極めが行うことができる。デッドラインがあると勝手に集中できます。帰りにくいから残るというのはプロの発想ではありません。
・一つひとつの時間に所要時間を割り振る
TODOリスト作成はダメです。全体の仕事量が見えません。タスク管理の本質は所要時間をコントロールすること。タスクごとに所要時間を決めてください。
③手帳1冊でどんなにたくさんの仕事も余裕で回せる。
・締め切りから逆算を徹底する
ほとんどの人が逆算ではなく足し算型。今日一日をできる限り頑張るではなく、いつまでに、どこまで到達しておかねばならないかを決める。そうすることでバッファ（ゆとり）が生まれる。締め切りは前倒しの自分締め切りがあるとよい。１週間の約束なら4日で、１か月の約束なら３週間で仕上げる予定を組んでリスクヘッジしてください。
目標設定後はいつまでにどこまでを片付けておくか設定する。そして進捗を書き込んでいく。時間がかかりすぎたら振り返りを行い。時間管理の精度を高めていく。
・同時進行を軽々こなすにも手帳がキモ
複数の仕事が同時進行で走っていて混乱しそうなときにはマンスリーとウィークリーページの両方を同時に使いましょう。
・やらないことを決める。
今やっていることを当たり前とは思わずに、本当に必要か考えることを習慣にすることは短時間で成果を出すうえで必要である。
・フリクションペンで仮の予定を入れる。
予定の候補日を立てることがあれば消せるボールペンで書き込み不必要なら消す。修正によって手帳がぐちゃぐちゃになることがない。
④手帳を200%使いこなしてデキル人になる。
・他の人の動きも手帳のすみに書いておく
スケジュールは自分の予定だけでなく、相手の予定も書いておくこと。
チームの仲間の予定（休暇や出張）やお客様の稟議の予定（必要な資料を追加で差し上げるために）、お客様の周年（お祝いのあいさつ）」
・一日の生産性のカギは朝にある
日立中央研究所の研究では1日に人が使うエネルギーは総量が決まっており、それを分配しているだけである。エネルギーはじわじわと上昇しじわじわと下がる。
始業開始後にもぼっーとするのではなく、朝活をして頭を冴えさして生産性を高める。
・忙しいときほどリフレッシュタイムを
働きづめでは集中力がおちるので休息も予定にいれましょう。
・プライベートの予定は最優先で入れる
プライベートを優先するというと日本では不真面目だと思われるかもと不安になるかもしれません。皆勤賞が偉いのではなく、結果を出し勝ちを提供できる人が偉いのです。
・その残業、飲み会は消費か投資か
時間には2種類ある。投資時間が消費時間か。消費時間は将来を良くするための時間。
投資時間は将来に影響することのない時間 。果たして2次会、3次会は消費か浪費か。自分なりの判断基準を持とう。
・1週間に数時間は自己投資に充てる。
未来への投資時間を確保すれば今の仕事を別の角度から見られるようになる。未来につながる予定をつくろう。
・思い立ったら即手帳に書きだす。そして即行動
成功者の共通点を研究したケビン・ホーガンによると「希望は頭で思い描くだけではなく、あえて紙に書いてアウトプットすることで確実に実現の可能性が高まる」という。
ハーバード大の学生を対象に10年にわたり追跡調査をしたところ、自分の人生の目標を紙に書きだしていた卒業生（わずか3％）のほうが圧倒的な収入を得るようになったという。それは残りの97％の人たちの収入をすべて合わせても及ばないほどに離れていた。これは心理学でいう志向の外在化というもので書くことで思考がより鮮明になるというもの。まず何かしらの目標をたてたら手帳に書くことからスタートしよう。
手帳にかけべ漠然としていた希望が計画となり、その手帳に書かれた計画に従うことで、自分の人生を確実に早く好転させることができる。
⑤手帳をメモ用ノートとして使え
・あらゆるメモは手帳1冊に集約する
記憶はあてにならないドイツの心理学者エビングハウスが発見した論理、エビングハウスの忘却曲線は人間は記憶したことを20分後には42％、1時間後には56％、1日後には74％、1週間後には77％忘れてしまう。記憶は意外と覚えていないものなので記録に頼る。
・移動中は考えを書き出して整理するのに最高の時間
アイデアは風呂、トイレ、寝る前、馬上（移動）浮かぶといわれる。アイデアは霧のように消えていくので浮かんだことはすぐにメモすること。創造性の4Bはよく聞きます。
・悩みや愚痴を手帳に吐き出す
書いて吐き出してスカッとするしあとで見返すと、そのときには忘れていたりするもの
・夢は手帳に書くとかなうは本当だった
いつどうなりたいかを書くことで、やるべきことの優先順位が明確になり判断の繰り返しの中で方向に導かれる
感想
学んだこと集約して書き出しました。私は、デジタルでマンスリーのカレンダーをつけているがプライベートの予定と勤務表しか書き出していなかった。そのためか仕事やプライベートにおいても頭の中で処理していることが多く、タスクが増えると常に何かに追われてる感覚に陥ってストレスを感じていた。この本の学びとしてまずはアナログにしてみる。そして自分の目標を書き出し、今までの漠然とした目標設定でなく、繊細な目標をたてそれに向け計画していこうと決めるきっかけになった本でした。
マイナス点としてはどの章でも同じことや似たようなことが書いてあった。繰り返し説明するということは、著者が伝えたいことだと感じていたが、メモ・手帳の基本という本質から外れた仕事術が非常に多かった。（メモ・手帳・仕事がはやいの３つを焦点に充てるならわからなくもない。）その内容は良かったが、脱線する回数が多く感じられ一貫性がないように感じた。もっとシンプルに要約できそうな内容ではあった。
